نظام الإقامة للعاملين بالمشاريع تم تخطيطة وفقاً للمبادئ التالية:
1 – نظام التقارير
قام مكتب مجموعة مااكو الرئيسي بوضع وتبني نظام تقارير يمكن المقيمين بالمشروع بتزويد مقر المجموعة الرئيسي بتقارير يومية وإسبوعية وشهرية بما في ذلك المعلومات الفنية والإدارية مدعمة بالصور وأية معلومات ذات علاقة بدورة حياة المشروع. كل هذه التقارير والصور والمعلومات يتم إرسالها الى المكتب الرئيسي في بغداد، وذلك من أجل تمكين الإدارة من مراقبة مراحل المشروع وإمتلاك معرفة كاملة عن الحالة العامة للمشروع من جميع النواحي، فضلاً عن السيطرة الكاملة على الأعمال اليومية للعاملين خطوة بخطوة.
2 – مكتب إدارة المشروع
تقوم المجموعة بتأسيس و إنشاء مكتب إدارة المشروع بموقع المشروع إن أمكن أو في مكان قريب جداً من الموقع، سيتواجد فريق المشروع بهذا المكتب على النحو التالي:
– مدير المشروع.
– مهندس كهرباء المشروع.
– مهندس ميكانيكي المشروع.
– مهندس مدني المشروع.
– مهندسين مراقبة وضبط الجودة.
– ضابط أمن.
3 – غرفة عمليات مراحل المشروع
غرفة عمليات مراحل المشروع هي مسؤولة عن التنسيق بين مختلف إدارات مواقع المشروع و عن حل المشاكل والصعوبات التي تواجه العاملين بالتنسيق مع أصحاب الأختصاص، فضلاً عن مناقشة خطط تطوير العمل. هذه الغرفة تشمل إدارة المشاريع ومهندسين الموقع و مدراء المواقع المختلفة بالاضافة الى المقاولين الخارجيين.
4 – فريق مراقبة وضبط الجودة
سيكون هناك فريق من المهندسين المقيمين لغايات مراقبة وضبط الجودة فضلاً عن مهندسون كهرباء وميكانيك ومدنيون للمشروع، وجميعهم يقومون بأعمال المراقبة والإشراف و تنسيق جميع أعمالهم مع مكتب الإستشارات الرئيسي للمجموعة.
5 – فريق السلامة
يعمل فريق السلامة وفقاً لخطة السلامة المعتمدة والمقررة، وتخضع هذه الخطة للمتابعة اليومية بواسطة مكتب مدير المشروع.
6 – فريق الأمن
يتحمل مدير الأمن وهو الضابط المسؤول عن فريق الأمن المؤهل والمدرب على تطبيق أنشطة و إجراءات الأمن المقررة، هذا التطبيق مدعم بنظام إتصال فعال وسياسة الإستجابة السريعة كما هو موضح سابقاً.
إجراءات التعديل المقترح
إقترحت المجموعة نظام إداري لدعم وتوفير مراقبة قوية لمواقع العمل ووضعية مراحل المشروع، بشكل عام فإن الرقابة الإدارية تراقب الجوانب التقنية والعاملين وجميع الأنشطة الأخرى المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك السلامة العامة والأمن والعمال وعمال المقاولين المتعاقدين إن وجد. هذا النظام الإداري ايضاً يقوم بمتابعة الأنشطة وفقاً للجداول الزمنية المقررة لكل مهمة بالمشروع، فضلاً عن التفتيش و التدقيق اليومي في موقع المشروع وفقاً للجدول الزمني للمشروع. لن يسمح لأي شخص من عمال المجموعة أو موظفي الشركات المتعاقدة مع المجموعة مواصلة العمل في المشروع ما لم يكن مؤكدا انه يطبق خطة وقواعد المشروع المقررة.